Allgemeines zur Datenverarbeitung
Diese Anwendung dient der internen Verwaltung (u. a. Arbeitszeiterfassung, Dienstplanung sowie – sofern aktiviert – Kinderstammdaten und das Eltern-Portal). Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, und ausschließlich auf Servern, die von der oben genannten verantwortlichen Stelle betrieben bzw. beauftragt werden. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, außer soweit dies zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks (z. B. Versand von System-E-Mails über einen beauftragten E-Mail-Dienstleister) technisch notwendig ist.
Registrierung im Eltern-Portal
Bei der Selbstregistrierung im Eltern-Portal verarbeiten wir folgende Daten:
- Vorname und Name
- E-Mail-Adresse
- Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert, nicht im Klartext)
- Zeitpunkt der Bestätigung dieser Datenschutzerklärung
- IP-Adresse und Zeitpunkt der Registrierung (zur Missbrauchsprävention, z. B. gegen automatisierte Massenregistrierungen)
Nach der Registrierung erhältst du eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach Bestätigung deiner E-Mail-Adresse wird dein Konto aktiviert. Ist zu deiner E-Mail-Adresse bereits ein Kind mit einem Erziehungsberechtigten hinterlegt, wird dein Konto automatisch mit diesem Kind verknüpft, damit du die für dieses Kind freigegebenen Inhalte (z. B. Kalender, Informationen, Dokumentation) einsehen kannst. Diese Verknüpfung erfolgt bewusst erst nach der E-Mail-Bestätigung, damit niemand allein durch Kenntnis einer E-Mail-Adresse Zugriff auf fremde Kinderdaten erhalten kann.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/-erfüllung) sowie, soweit Daten von Kindern betroffen sind, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Betreuungskommunikation) bzw. eine gesonderte Einwilligung der Erziehungsberechtigten im Rahmen des Betreuungsverhältnisses.
Vereinsmitgliedschaft und Beitragseinzug
Im Rahmen der Online-Beitrittserklärung im Eltern-Portal verarbeiten wir zusätzlich: die angegebene Zahlungsart, ggf. Bankverbindung (IBAN, BIC, Kontoinhaber), Mandatsreferenz und Mandatsdatum eines erteilten SEPA-Lastschriftmandats, Zeitpunkt und Inhalt der erteilten Einwilligung in die Datennutzung sowie einen ggf. angegebenen zusätzlichen jährlichen Spendenbetrag. Diese Daten werden ausschließlich für die Verwaltung der Vereinsmitgliedschaft und den Einzug von Mitgliedsbeiträgen bzw. Spenden verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses) sowie die ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Weitere verarbeitete Daten
Je nach freigeschalteten Modulen verarbeiten wir zusätzlich unter anderem: Arbeitszeiten und Abwesenheiten von Mitarbeitenden, Dienstpläne, sowie – im Kinder-Modul – Stammdaten von Kindern (z. B. Name, Geburtsdatum, Gruppenzugehörigkeit, Allergien/Unverträglichkeiten, Notfallkontakte, Abholberechtigte, Anwesenheiten, Portfolio-Einträge und ausgefüllte Formulare). Diese Daten werden ausschließlich von berechtigtem Personal im Rahmen des jeweiligen Betreuungs- bzw. Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet.
Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorschreiben. Nach Ablauf der jeweiligen Frist bzw. nach Wegfall des Zwecks (z. B. Ende des Betreuungsverhältnisses oder der Mitgliedschaft) werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
Deine Rechte
Dir stehen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben folgende Rechte zu:
- Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung deiner Daten (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
- Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Zur Ausübung dieser Rechte wende dich bitte an die oben genannte verantwortliche Stelle.
Datensicherheit
Passwörter werden ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert. Die Verbindung zu dieser Anwendung sollte stets über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung erfolgen. Zugriffe auf besonders sensible Daten (z. B. Kinderdaten, Bankverbindungen) sind über Berechtigungen eingeschränkt und werden protokolliert.